Privacyverklaring

De nieuwe regelgeving brengt alle privacy gerelateerde wetgeving bij elkaar onder één noemer. Voor mei 2108 zat de wetgeving nog verspreid over een aantal wetten zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Telecomwet (voor alles gerelateerd aan e-mail) Daarnaast bestond er bijvoorbeeld de code “Direct Marketing”. Dit is allemaal samengevoegd in de nieuwe AVG wetgeving.

Omdat binnen AHV Achilles een vereniging is met leden, fans, sponsors en andere relaties, geldt de nieuwe AVG wet door ook voor ons. We moeten dus duidelijk maken wat we doen met de privacy gegevens van onze leden, fans, sponsors en relaties. We moeten daarin transparent zijn.

Daarom schrijven we op dat we WEL doen en wat we NIET doen, Dat is wel zo duidelijk.

Bij AHV Achilles hebben we het 10 stappenplan van de Autoriteit Persoonsgegevens doorlopen. En een AVG certificaat aangevraagd en gekregen. We weten wat we willen en blijven bezig om onze policies door te voeren, fijn te slijpen en vooral praktisch, werkbaar en begrijpelijk te maken. Zeker, omdat er nog veel niet duidelijk is in Nederland wat nu precies wel kan en wat niet kan.

Dit is de PRIVACYVERKLARING van de Apeldoornse Handbalvereniging Achilles, gevestigd te Apeldoorn en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel als vereniging met volledige rechtsbevoegdheid hierna: “AHV Achilles”. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens AHV Achilles verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1. AHV Achilles verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:

1. Lid wordt van de vereniging
2. Als kaderlid en/of vrijwilliger actief bent
3. Donateur wordt van de vereniging
4. Een al dan niet commerciële relatie aangaat met de vereniging
5. Aangeeft op de hoogte te willen blijven van verenigingsinformatie
6. Middels contactformulier en/of mail contact met ons opneemt.
7. Onze website bezoekt
8. Deelneemt aan activiteiten van Achilles

2. AHV Achilles verzamelt de volgende (persoons)gegevens:

1. Naam
2. Adres
3. Emailadressen
4. Telefoonnummers
5. Geboortedatum
6. Aanmeldingsdatum
7. Geslacht
8. Bankgegevens
9. Voor jeugdleden naam en contactgegevens van ouder(s)
10. Pasfoto, Teamfoto’s en andere foto’s voor gebruik in uitingen
11. Sport gerelateerde informatie zoals deelnames aan wedstrijden en/of trainingen
12. Inschrijvingen voor activiteiten

3. AHV Achilles kan deze gegevens gebruiken om:

1. het lidmaatschap te effectueren
2. contact met u op te nemen en te onderhouden
3. de dienstverlening van AHV Achilles te verbeteren
4. de website te optimaliseren
5. Nieuwsbrieven te verzenden, digitaal en/of via de post
6. automatische incasso t.b.v. contributie en overige gelden
7. aanmelding bij het aangesloten bonden waaronder het NHV (Nederlands Handbal Verbond) en daaraan gerelateerde Sportlink
8. Deelname aan activiteiten waaronder alle handbalactiviteiten. Zo ook onze toernooien
9. Vermelding van namen en contactgevevens in haar media voor zover deze relevant zijn in het kader van de uitvoering van vrijwilligers taken.
10. Vermelding van o.a. namen in haar (o.a. sociale) media ter duiding van team informatie, verenigingsuitingen. Beeldmateriaal word hierbij gebruikt.
11. Het in contact brengen van derden met (kader)leden ten bate van het maken van voor AHV Achilles en/of het (kader)lid relevante afspraken en/of publiciteit.

2. INFORMATIE, WIJZIGING EN BEZWAAR

1. U kunt contact opnemen met het secretariaat (secretariaat@ahvachilles.nl) voor:

1. meer informatie over de wijze waarop AHV Achilles persoonsgegevens verwerkt;
2. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
3. inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
4. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door AHV Achilles

3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

1. AHV Achilles zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk in lijn met de bepalingen van het NHV en Sportlink
2. AHV Achilles zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen

4. DERDEN

1. AHV Achilles zal u gegevens niet aan derden verstrekken anders dan gemeld onder punt 4.2, tenzij u daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven of AHV Achille sdaartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.
2. AHV Achilles verstrekt uw gegevens aan de volgende derden:
1. Bonden en organisaties waarbij AHV Achilles voor het uitvoeren van verenigingsactiviteiten is aangesloten. Zoals het NHV
2. Beheerders van software, dataopslag voor gegevensbewerking zoals Sportlink
3. Drukkers en/of verspreiders van formele clubinformatie. Zoals het clubblad van AHV Achilles
4. Gebruik in aan het NHV of aan AHV Achilles gelieerde apps zoals HandbalNL, Sportlink
5. Deze derden gebruiken de gegevens voor alle bij hen behorende activiteiten waaronder maar niet beperkt tot het organiseren en faciliteren van handbalactiviteiten, het hosten van een administratie en het delen van informatie.

5. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

1. Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan om deze privacy policy regelmatig te blijven raadplegen.

Bij Achilles maken we onderscheid tussen Fans/Volgers enerzijds en Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties anderzijds.

Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties hebben zich uit eigen beweging aangemeld en/of ingeschreven bij Achilles. We bewaren persoonsgegevens van Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties. Achilles heeft een privacy beleid en reglement voor Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties.

Fans/Volgers en de sociale media.

Fans/Volgers. Zij volgen Achilles. Op de tribune, via de krant, op de website, op facebook, op twitter. Voor de AVG zijn alleen de website, facebook, instagram en twitter van belang.

• Facebook/Instagram. Fans/Volgers liken Achilles op Facebook/Instagram. Dat is een opt-in (eigen keuze) van de Fans/Volger. Opt-out heeft de fan/volger eveneens zelf in de hand. Achilles verzamelt geen persoongegevens op Facebook/Instagram. Achilles gebruikt Facebook/Instagram alleen voor het doel om Fans/Volgers te informeren over het wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten.
• Twitter. Fans/Volgers liken Achilles op Twitter. Dat is een opt-in (eigen keuze) van de Fans/Volger. Opt-out heeft de fan/volger eveneens zelf in de hand. Achilles verzamelt geen persoongegevens op Twitter. Achilles gebruikt Twitter alleen voor het doel om Fans/Volgers te informeren over het wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten.
• Website. Achilles gebruikt de website www.ahvachilles.nl alleen om te informeren over wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten. Achilles verzamelt geen persoonsgegevens over het gebruik van de website.

De nieuwsbrief

Het staat Fans/Volgers open om zich aan te melden voor de elektronische nieuwsbrief van Achilles. Opt-in is via de website, elke mail die verstuurd wordt bevat de Opt-out mogelijkheid. De nieuwsbrief wordt gebruikt om Fans/Volgers te informeren over het wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten. Achilles verzamelt hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Emailadres

Fans/Volgers. De zes belangrijkste AVG onderwerpen wat doet Achilles?

Fans en volgers van Achilles moeten expliciet (en met een actieve handeling) toestemming geven voor het gebruiken en opslaan van hun persoonsgegevens (opt-in) en mensen moeten zich kunnen afmelden voor het ontvangen van e-mails (opt-out).

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles bewaart alleen persoonsgegevens (naam en emailadres) indien Fans/Volgers zich via de website of zich expliciet bij het secretariaat van Achilles (secretariaat@ahvachilles.nl) aangemeld hebben voor de nieuwsbrief. Dat is de opt-in. Elke mail die Achilles verstuurd bevat de opt-out mogelijkheid.

Fans hebben het recht om vergeten te worden.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles houdt een centrale suppressielijst bij voor de nieuwsbrief. Fans/Volgers die nooit meer een nieuwbrief van Achilles wensen te ontvangen, dienen dit expliciet aan te geven bij het secretariaat van Achilles (secretariaat@ahvachilles.nl) onder vermelding van naam en emailadres. Van belang hierbij is dat het emailadres de zogenaamde ID is. Dus iemand met een nieuw email adres, maar dezelfde naam, komt niet op de suppressielijst.

Inactieve fans moeten na een redelijke termijn verwijderd worden.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles houdt geen bestanden bij van Fans/Volgers op de sociale media, noch van het bezoek op de website. Alleen voor de nieuwsbrief geldt dat er een bestand is. Hiervoor geldt nadrukkelijk dat afmelden van de maillijst kan via de opt-out mogelijkheid in elke nieuwsbrief. Achilles heeft niet de mogelijkheid en wil deze ook niet hebben om vast te stellen voor Fans/Volgers of hij/zij de nieuwsbrief nog wel wenst te ontvangen.

Fans hebben recht om de vastgestelde data op te vragen, in te zien en te ontvangen.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Fans/Volgers hebben de mogelijkheid om vastgelegde data op te vragen en/of in te zien. Aangezien Achilles met betrekking tot Fans/Volgers alleen naam en emailadres bijhoudt voor de nieuwsbrief is de op te vragen data hiertoe beperkt. Opvragen kan via het secretariaat van Achilles (secretariaat@ahvachilles.nl).

Toestemming van ouders is nodig om jongeren onder 16 te benaderen.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles bewaart alleen de persoonsgegevens naam + emailadres van Fans/Volgers die zich aanmelden voor de nieuwsbrief. Achilles wil niet meer informatie dan naam + emailadres bewaren. Achilles heeft niet meer informatie van Fans/Volgers en wil dat ook niet. Dat betekent concreet dat Achilles geen kennis heeft/kan hebben, noch controleinstrumenten heeft/kan hebben of een Fans/Volger die zich ingeschreven (opt-in) voor de nieuwsbrief al dan niet jonger dan 16 jaar is.

DE WET SCHRIJFT ONDUBBELZINNIGHEID VOOR.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? We zijn duidelijk en open bij Achilles. Hierboven staat wat we waarvoor vastleggen voor en over Fans/Volgers. Iets anders doen we niet. Daarnaast hebben we een privacy-beleid en reglement. Deze staat op de website van Achilles (www.ahvachilles.nl).

Bij Achilles hebben we geen fanpage op de website, geen login voor de Fans/Volgers en we houden met uitzondering van de maillijst voor de nieuwsbrief geen bestanden bij van en over Fans/Volgers.