Deze pagina bevat alle informatie over het privacy reglement van AHV Achilles en hoe AHV Achilles omgaat met de privacy gegevens binnen de vereniging in het kader van AVG wetgeving die vanaf 25 mei 2018 wordt gehandhaafd.

Deze pagina is nog “under construction” en kent regelmatige updates. Kijk dus voor de meest actuele informatie altijd op deze pagina. Aan de informatie op deze pagina kunnen derhalve nog geen rechten worden ontleed. De informatie op deze pagina is ook nog geen “actief” beleid van AHV Achilles. Eerst wanneer het bestuur van AHV Achilles het beleid en informatie heeft geaccordeerd, vormt de informatie op deze pagina actief beleid van AHV Achilles.

Wat is de AVG?

De nieuwe regelgeving brengt alle privacy gerelateerde wetgeving bij elkaar onder één noemer. Nu zit de wetgeving nog verspreid over een aantal wetten zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Telecomwet (voor alles gerelateerd aan e-mail) Daarnaast bestaat er bijvoorbeel de code “Direct Marketing”. Hoewel de laatste geen wet is, beschrijven de codes wel best practices voor e-mailmarketing en andere vormen van direct marketing. Uit deze best practices, de bestaande wetgeving én vanuit het advies van verschillende betrokken partijen uit Europa is uiteindelijk de AVG ontstaan, de privacywetgeving voor de 21e eeuw.

Omdat binnen AHV Achilles een vereniging is met leden, fans, sponsors en andere relaties, geldt de nieuwe AVG wet door ook voor ons. We moeten dus duidelijk maken wat we doen met de privacy gegevens van onze leden, fans, sponsors en relaties. We moeten daarin transparent zijn.

Daarom schrijven we op dat we WEL doen en wat we NIET doen, Dat is wel zo duidelijk.

De 6 principes van de AVG

De AVG kent de volgende 6 principes.

 

  • transparantie: de persoon van wie de gegevens verwerkt worden, is hier van op de hoogte, heeft hiervoor toelating gegeven en kent zijn rechten.
  • doelbeperking: de persoonsgegevens worden voor een welbepaald gewettigd doel verzameld, en mogen niet voor andere zaken gebruikt worden.
  • gegevensbeperking: enkel de noodzakelijke gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen worden verzameld
  • juistheid: de persoonsgegevens moeten correct zijn en blijven
  • bewaarbeperking: de persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het beoogde doel
  • integriteit en vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens moeten beschermd worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging
  • verantwoording: de verantwoordelijke moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen

 

Introductie in de AVG in videos.

Op YouTube zijn een aantal informatieve video’s te vinden over de AVG.

 

Invoeren van de AVG bij AHV Achilles

Bij AHV Achilles hebben we de keuze gemaakt om het 10 stappenplan van de Autoriteit Persoonsgegevens te doorlopen. De reikwijdte van elke stap is afhankelijk van de uitkomsten van de vorige stap. Omdat we een handbalvereniging zijn, hebben we een nauwe relatie met NHV en NOCNSF. Het NOCNSF komt naar verwachting in Februari 2018 met nadere en concrete informatie voor sportverenigingen als AHV Achilles.

De 10 stappen zijn:

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft 10 stappen beschreven om voorbereid te zijn op de AVG.

  • Stap 1: Bewustwording – Aanpassen huidige processen, diensten en goederen.
  • Stap 2: Rechten van betrokkenen – recht op inzage, recht op correctie en verwijdering, recht op dataportabiliteit.
  • Stap 3: Overzicht verwerkingen – Documenteer welke persoonsgegevens u verwerkt en met welk doel u dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt. Documentatieplicht.
  • Stap 4: Privacy Impact Assessment (PIA) – Verplicht PIA uit te voeren bij waarschijnlijk hoog privacyrisico.
  • Stap 5: Privacy by design & privacy by default – Privacy by design houdt in dat u er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Privacy by default standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn. Op uw website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
  • Stap 6: Functionaris voor de gegevensbescherming – Mogelijke verplichting om een functionaris voor de gegevensverwerking (FG) aan te stellen.
  • Stap 7: Meldplicht datalekken – U moet alle datalekken documenteren.
  • Stap 8: Bewerkersovereenkomsten – Heeft u uw gegevensverwerking uitbesteed aan een bewerker (in de AVG ‘verwerker’ genoemd)? Overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw bewerkers nog steeds toereikend?
  • Stap 9: Leidende toezichthouder – Vestigingen of gegevensverwerkingen in meerdere EU-lidstaten? Toch één privacytoezichthouder.
  • Stap 10: Toestemming – Kunnen aantonen geldige toestemming van mensen heeft gekregen. Het moet net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.
(concept) Privacy Reglement AHV Achilles

Het Privacy Reglement is concept totdat het bestuur deze formeel heeft vastgesteld en heeft toegevoegd aan het Huishoudelijke Reglement van AHV Achilles.

Dit is een PRIVACYVERKLARING van de Apeldoornse Handbalvereniging Achilles, gevestigd te Apeldoorn en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel als vereniging met volledige rechtsbevoegdheid hierna: “AHV Achilles”. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens AHV Achilles verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt. 

 

  1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS
    1. AHV Achilles verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:
      1. Lid wordt van de vereniging
      2. Als kaderlid en/of vrijwilliger actief bent
      3. Donateur wordt van de vereniging
      4. Een al dan niet commerciële relatie aangaat met de vereniging
      5. Aangeeft op de hoogte te willen blijven van verenigingsinformatie
      6. Middels contactformulier en/of mail contact met ons opneemt.
      7. Onze website bezoekt
    2. AHV Achilles verzamelt de volgende (persoons)gegevens:
      1. Naam
      2. Adres
      3. Emailadressen
      4. Telefoonnummers
      5. Geboortedatum
      6. Aanmeldingsdatum
      7. Geslacht
      8. Bankgegevens
      9. Voor jeugdleden naam en contactgegevens van ouder(s)
      10. Pasfoto en Teamfoto’s
      11. Sport gerelateerde informatie zoals deelnames aan wedstrijden en/of trainingen
      12. Inschrijvingen voor activiteiten
    3. AHV Achilles kan deze gegevens gebruiken om:
      1. het lidmaatschap te effectueren
      2. contact met u op te nemen en te onderhouden
      3. de dienstverlening van AHV Achilles te verbeteren
      4. de website te optimaliseren
      5. Nieuwsbrieven te verzenden, digitaal en/of via de post
      6. automatische incasso t.b.v. contributie en overige gelden
      7. aanmelding bij het aangesloten bonden waaronder het NHV (Nederlands Handbal Verbond) en daaraan gerelateerde Sportlink
      8. Deelname aan activiteiten waaronder alle handbalactiviteiten
      9. Vermelding van namen en contactgevevens in haar media voor zover deze relevant zijn in het kader van de uitvoering van vrijwilligers taken.
      10. Vermelding van namen in haar (o.a. sociale) media ter duiding van team informatie en of beeldmateriaal
      11. Het in contact brengen van derden met (kader)leden ten bate van het maken van voor AHV Achilles en/of het (kader)lid relevante afspraken en/of publiciteit.
  2. INFORMATIE, WIJZIGING EN BEZWAAR
    1. U kunt contact opnemen met het secretariaat (secretariaat@ahvachilles.nl) voor:
      1. meer informatie over de wijze waarop AHV Achilles persoonsgegevens verwerkt;
      2. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
      3. inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
      4. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door AHV Achilles
  3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS     
    1. AHV Achilles zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk in lijn met de bepalingen van het  NHV en Sportlink
    2. AHV Achilles zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen
  4. DERDEN
    1. AHV Achilles zal u gegevens niet aan derden verstrekken anders dan gemeld onder punt 4.2,  tenzij u  daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven of AHV Achille sdaartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.
    2. AHV Achilles verstrekt uw gegevens aan de volgende derden:
      1. Bonden en organisaties waarbij AHV Achilles voor het uitvoeren van verenigingsactiviteiten is aangesloten. Zoals het NHV
      2. Beheerders van software, dataopslag voor gegevensbewerking zoals Sportlink
      3. Drukkers en/of verspreiders van formele clubinformatie. Zoals het clubblad van AHV Achilles
      4. Gebruik in aan het NHV of aan AHV Achilles gelieerde apps zoals HandbalNL, Sportlink
      5. Deze derden gebruiken de gegevens voor alle bij hen behorende activiteiten waaronder maar niet beperkt tot het organiseren en faciliteren van handbalactiviteiten, het hosten van een administratie en het delen van informatie.
  5. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
    1. Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan  om deze privacy policy regelmatig te blijven raadplegen.
(concept) Achilles en de Sociale Media

Bij Achilles maken we onderscheid tussen Fans/Volgers enerzijds en Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties anderzijds.

Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties hebben zich uit eigen beweging aangemeld en/of ingeschreven bij Achilles. We bewaren persoonsgegevens van Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties. Achilles heeft een privacy beleid en reglement voor Leden/Donateurs/Vrijwilligers/Relaties.

Fans/Volgers en de sociale media.

Fans/Volgers. Zij volgen Achilles. Op de tribune, via de krant, op de website, op facebook, op twitter. Voor de AVG zijn alleen de website, facebook en twitter van belang. Achilles gebruikt geen snapchat, geen instagram.

  • Facebook. Fans/Volgers liken Achilles op Facebook. Dat is een opt-in (eigen keuze) van de Fans/Volger. Opt-out heeft de fan/volger eveneens zelf in de hand. Achilles verzamelt geen persoongegevens op Facebook. Achilles gebruikt Facebook alleen voor het doel om Fans/Volgers te informeren over het wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten.
  • Twitter. Fans/Volgers liken Achilles op Twitter. Dat is een opt-in (eigen keuze) van de Fans/Volger. Opt-out heeft de fan/volger eveneens zelf in de hand. Achilles verzamelt geen persoongegevens op Twitter. Achilles gebruikt Twitter alleen voor het doel om Fans/Volgers te informeren over het wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten.
  • Website. Achilles gebruikt de website www.ahvachilles.nl alleen op leden te informeren over wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten. Achilles verzamelt geen persoonsgegevens over het gebruik van de website.

De nieuwsbrief

Het staat Fans/Volgers open om zich aan te melden voor de elektronische nieuwsbrief van Achilles. Opt-in is via de website, elke mail die verstuurd wordt bevat de Opt-out mogelijkheid. De nieuwsbrief wordt gebruikt om Fans/Volgers te informeren over het wel en wee van Achilles en haar verenigings-gerelateerde activiteiten.  Achilles verzamelt hiervoor de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Emailadres

Fans/Volgers. De zes belangrijkste AVG onderwerpen wat doet Achilles?

Fans en volgers van Achilles moeten expliciet (en met een actieve handeling) toestemming geven voor het gebruiken en opslaan van hun persoonsgegevens (opt-in) en mensen moeten zich kunnen afmelden voor het ontvangen van e-mails (opt-out).

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles bewaart alleen persoonsgegevens (naam en emailadres) indien Fans/Volgers zich via de website of zich expliciet bij het secretariaat van Achilles (secretariaat@ahvachilles.nl) aangemeld hebben voor de nieuwsbrief. Dat is de opt-in. Elke mail die Achilles verstuurd bevat de opt-out mogelijkheid.

Fans hebben het recht om vergeten te worden

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles houdt een centrale suppressielijst bij voor de nieuwsbrief. Fans/Volgers die nooit meer een nieuwbrief van Achilles wensen te ontvangen, dienen dit expliciet aan te geven bij het secretariaat van Achilles (secretariaat@ahvachilles.nl) onder vermelding van naam en emailadres. Van belang hierbij is dat het emailadres de zogenaamde ID is. Dus iemand met een nieuw email adres, maar dezelfde naam, komt niet op de suppressielijst.

Inactieve fans moeten na een redelijke termijn verwijderd worden.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles houdt geen bestanden bij van Fans/Volgers op de sociale media, noch van het bezoek op de website. Alleen voor de nieuwsbrief geldt dat er een bestand is. Hiervoor geldt nadrukkelijk dat afmelden van de maillijst kan via de opt-out mogelijkheid in elke nieuwsbrief. Achilles heeft niet de mogelijkheid en wil deze ook niet hebben om vast te stellen voor Fans/Volgers of hij/zij de nieuwsbrief nog wel wenst te ontvangen.

Fans hebben recht om de vastgstelde data op te vragen, in te zien en te ontvangen

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Fans/Volgers hebben de mogelijkheid om vastgelegde data op te vragen en/of in te zien. Aangezien Achilles met betrekking tot Fans/Volgers alleen naam en emailadres bijhoudt voor de nieuwsbrief is de op te vragen data hiertoe beperkt. Opvragen kan via het secretariaat van Achilles (secretariaat@ahvachilles.nl)

Toestemming van ouders is nodig om jongeren onder 16 te benaderen

Hoe is dat bij Achilles geregeld? Achilles bewaart alleen de persoonsgegevens naam + emailadres van Fans/Volgers die zich aanmelden voor de nieuwsbrief. Achilles wil niet meer informatie dan naam + emailadres bewaren. Achilles heeft niet meer informatie van Fans/Volgers en wil dat ook niet. Dat betekent concreet dat Achilles geen kennis heeft/kan hebben of een Fans/Volger die zich ingeschreven (opt-in) voor de nieuwsbrief al dan niet jonger dan 16 jaar is.

DE WET SCHRIJFT ONDUBBELZINNIGHEID VOOR.

Hoe is dat bij Achilles geregeld? We zijn duidelijk en open bij Achilles. Hierboven staat wat we waarvoor vastleggen voor en over Fans/Volgers. Iets anders doen we niet. Daarnaast hebben we een privacy-beleid en reglement. Deze staat op de website van Achilles (www.ahvachilles.nl).

Bij Achilles hebben we geen fanpage op de website, geen login voor de Fans/Volgers en we houden met uitzondering van de maillijst voor de nieuwsbrief geen bestanden bij van en over Fans/Volgers.